Diferenças entre SharePoint, OneDrive e Teams: Como o Armazenamento é Calculado no Azure

O ecossistema de colaboração do Microsoft 365 combina ferramentas poderosas, como SharePoint, OneDrive e Teams, que atuam em conjunto para armazenar, compartilhar e gerenciar arquivos e informações dentro das organizações. Entretanto, a integração entre essas plataformas pode causar confusão, especialmente na forma como o armazenamento é distribuído e calculado, já que cada serviço tem suas próprias regras de alocação de espaço no Microsoft Azure.

Neste artigo, vamos explorar a diferença entre SharePoint Online, OneDrive for Business, e Microsoft Teams do ponto de vista técnico, e explicar como o armazenamento é gerido e calculado para cada uma dessas plataformas.

1. SharePoint Online

O SharePoint Online é amplamente utilizado como um sistema de gerenciamento de documentos e colaboração. Ele serve como o backend para armazenar arquivos e dados usados por outros serviços do Microsoft 365, como Teams e OneDrive. Seu papel principal é organizar informações e permitir o acesso centralizado a conteúdos, seja através de sites de equipe, bibliotecas de documentos, ou intranets corporativas.

Onde o SharePoint Armazena Arquivos?

• Sites de Equipe e Comunicação: O SharePoint armazena arquivos e documentos dentro de sites criados para equipes, projetos ou comunicação interna. Cada site contém bibliotecas de documentos onde os arquivos são armazenados.
• Grupos do Microsoft 365: Quando você cria um grupo no Microsoft 365, automaticamente um site SharePoint associado é criado para gerenciar os arquivos compartilhados pelo grupo.

Cálculo de Armazenamento no SharePoint Online

O SharePoint Online usa um pool de armazenamento compartilhado pela organização. O cálculo do espaço é baseado no total de todos os arquivos, documentos, e metadados armazenados nos sites de equipe e de comunicação. Cada tenant do SharePoint recebe uma quantidade inicial de espaço (geralmente 1 TB + 10 GB por licença de usuário adquirida), e esse limite pode ser expandido com a compra de armazenamento adicional.

Os administradores podem acompanhar o uso de armazenamento de cada site através do SharePoint Admin Center, onde é possível verificar o quanto cada site está consumindo do total disponível.

2. OneDrive for Business

O OneDrive for Business é a solução de armazenamento pessoal de arquivos para usuários no Microsoft 365. Ele está diretamente ligado a contas individuais e permite que os usuários armazenem e compartilhem seus arquivos de forma privada ou com outros membros da organização.

Onde o OneDrive Armazena Arquivos?

• Armazenamento Individual: Cada usuário recebe um espaço dedicado no OneDrive (geralmente 1 TB, podendo chegar a 5 TB ou mais dependendo do plano). Esse armazenamento é exclusivo para o usuário e não faz parte do pool de armazenamento compartilhado do SharePoint.
• Integração com Teams: Quando um arquivo é compartilhado em chats privados do Teams, ele é armazenado no OneDrive da pessoa que enviou o arquivo, dentro de uma pasta automaticamente gerada chamada “Microsoft Teams Chat Files”.

Cálculo de Armazenamento no OneDrive

O armazenamento utilizado no OneDrive é independente do SharePoint. Cada usuário tem sua própria cota de espaço (normalmente 1 TB) e pode monitorar o uso desse espaço através de suas configurações de conta. O administrador pode acompanhar o uso total de espaço de todos os usuários no OneDrive Admin Center.

3. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma ferramenta de colaboração que permite chats, videoconferências e o compartilhamento de arquivos. Embora o Teams em si não tenha um sistema de armazenamento, ele utiliza o SharePoint e o OneDrive para gerenciar todos os arquivos compartilhados.

Onde o Teams Armazena Arquivos?

• Canais de Equipe (Channels): Quando arquivos são compartilhados em canais de equipe, eles são armazenados na biblioteca de documentos do site de equipe associado no SharePoint. Cada time no Teams tem um site SharePoint correspondente, onde todos os arquivos do canal são armazenados.
• Chats Privados: Nos chats privados do Teams, os arquivos compartilhados são armazenados no OneDrive da pessoa que compartilhou o arquivo, dentro da pasta “Microsoft Teams Chat Files”.

Cálculo de Armazenamento no Teams

O Teams depende tanto do SharePoint quanto do OneDrive para armazenar arquivos:

• Arquivos compartilhados em canais de equipe são contabilizados no armazenamento do SharePoint.
• Arquivos compartilhados em chats privados são contabilizados no OneDrive de cada usuário.

Como resultado, o uso de arquivos no Teams afeta tanto o espaço alocado no SharePoint (para canais) quanto no OneDrive (para chats privados).

4. Administração e Integração dos Serviços

No centro de administração do Microsoft 365, os administradores podem gerenciar o espaço utilizado por todos esses serviços, mas, devido à integração profunda entre eles, pode parecer confuso à primeira vista. Aqui estão as áreas principais de administração:

• SharePoint Admin Center: Onde você gerencia o armazenamento compartilhado e monitora os sites de equipe e comunicação que consomem espaço do pool de armazenamento da organização.
• OneDrive Admin Center: Aqui, você pode visualizar o uso de armazenamento individual para cada usuário do OneDrive, acompanhando quanto espaço cada um está utilizando.
• Teams Admin Center: Embora o Teams não tenha armazenamento próprio, o Teams Admin Center permite gerenciar políticas de compartilhamento de arquivos e permissões. No entanto, o armazenamento de arquivos em canais e chats está gerido no SharePoint e no OneDrive.

5. Como o Armazenamento é Unificado no Azure

Todos esses serviços—SharePoint, OneDrive e Teams—são hospedados e geridos na infraestrutura do Microsoft Azure. Eles compartilham o mesmo backend, mas o modo como o armazenamento é contabilizado varia:

• SharePoint: Usa um pool de armazenamento compartilhado para a organização, onde todos os sites consomem o espaço.
• OneDrive: Cada usuário tem um espaço de armazenamento dedicado que não interfere no pool de armazenamento compartilhado do SharePoint.
• Teams: Depende do SharePoint (para arquivos de canais) e do OneDrive (para arquivos de chats privados), mas não tem seu próprio armazenamento.

6. Tabela de Resumo

Conclusão

Embora SharePoint, OneDrive, e Teams pareçam plataformas separadas, elas estão profundamente integradas dentro do Microsoft 365. A maneira como o armazenamento é calculado depende do contexto em que os arquivos são armazenados: canais de equipe utilizam o SharePoint, enquanto chats privados utilizam o OneDrive. O gerenciamento eficaz desses espaços pode ser feito através dos painéis de administração correspondentes, permitindo que os administradores visualizem o uso de armazenamento e alocação de forma clara.